문서 작성 · 카드 2
우리 팀 양식대로 쓰게 하기
이런 상황
AI가 써 준 주간 보고는 내용은 맞는데 우리 팀 보고 같지가 않다. 제목 붙이는 법도, 문장 끝도 다르다. 결국 손으로 다시 맞추느라 시간이 그대로 든다. 양식을 길게 설명하기보다, 잘 쓴 지난 문서 한 편을 보여 주는 편이 빠르다.
보내기 전 체크리스트
- 자료 팀장이 좋다고 한 지난 문서 한 편을 골랐다. 이름, 숫자, 고객 정보는 ○로 지운 사본이다.
- 자료 이번에 쓸 내용은 메모로 따로 있다.
- 형식 AI가 먼저 보여 주는 다섯 줄 정리를 읽고, 우리 양식과 다르면 그 자리에서 바로잡는다.
네 칸 쪽지
[역할]우리 팀 문서 담당으로서 써 줘.
[목적]팀장이 늘 보던 모양 그대로 읽게, 아래 [예시]와 같은 모양의 새 문서를 만들려는 거야.
[자료][예시]에서는 순서, 제목 붙이는 법, 문단 길이, 말투만 따라 해 줘.
[예시]의 내용, 숫자, 날짜, 이름은 가져오지 마. 새 문서의 내용은 [이번 내용]에 있는 것만 써.
[형식]먼저 [예시]의 모양을 다섯 줄 안으로 정리해 보여 줘. 그 아래에 새 문서를 써 줘.
[예시]
(이름과 숫자를 지운 잘 쓴 지난 문서 한 편)
[이번 내용]
(이번에 쓸 메모)
- 받은 뒤 볼 것
- 지난 문서의 이름, 기간, 항목이 새 문서에 딸려 오지 않았는지 본다. 모양이 반듯해도 내용은 따로 확인한다. 모양이 맞는 것과 내용이 맞는 것은 다른 일이다.
- 시험해 보니
- 두 곳 모두 예시의 소제목 넷과 '~함' 말투를 그대로 따랐고, 예시의 내용 낱말(전시회, 부스, 협력사 등)은 하나도 딸려 오지 않았다. 메모에 없는 팀 이름과 주차는 빈자리로 남겼다.